Com a evolução dos modelos de negócio e o aumento da demanda por eficiência operacional, muitas empresas estão revendo suas despesas com equipamentos de uso diário. Uma das dúvidas mais comuns é: “Vale a pena alugar impressoras ao invés de comprar?”. A resposta nem sempre é simples, pois depende do porte da empresa, do volume de impressões e do quanto se está disposto a investir em infraestrutura e manutenção.
Neste artigo, vamos explicar em detalhes como funciona a locação de impressoras, suas vantagens, quando é a melhor opção e responder as principais dúvidas que surgem sobre o tema. Tudo de forma clara, passo a passo, para que você consiga tomar a melhor decisão para a sua empresa.
Locação de Impressoras: o que é e como funciona na prática
Quais são os tipos de impressoras mais comuns para locação?
Ao optar pela locação de impressoras, você pode escolher entre diversos modelos, conforme a necessidade da sua empresa:
- Impressoras jato de tinta: Ideais para escritórios pequenos ou uso doméstico com baixa demanda.
- Impressoras laser monocromáticas: Mais rápidas e econômicas, ideais para documentos em preto e branco.
- Impressoras laser coloridas: Excelente escolha para empresas que trabalham com materiais visuais, como agências e escolas.
- Multifuncionais: Equipamentos que integram impressão, cópia, digitalização e envio de fax.
- Impressoras térmicas: São amplamente utilizadas em vários setores, como comércio, logística e saúde.
A escolha vai depender do volume de uso, da necessidade de impressões coloridas e de recursos adicionais.
Como funciona o contrato de locação de impressoras?
O processo é simples e costuma seguir os seguintes passos:
- Análise da necessidade: Um consultor avalia o volume mensal de impressões da sua empresa.
- Indicação do modelo ideal: Baseado nas necessidades, a empresa de locação indica os melhores modelos.
- Assinatura do contrato: Normalmente com duração de 12 a 36 meses, podendo variar.
- Entrega e instalação: A impressora é entregue e instalada com suporte técnico incluso.
- Assistência técnica e suprimentos: Estão inclusos no contrato, sem custos adicionais para sua empresa.
Empresas que mais se beneficiam da locação de impressoras
A locação é especialmente vantajosa para:
- Escritórios com alto volume de impressão
- Escolas, universidades e centros educacionais
- Clínicas e hospitais que precisam imprimir relatórios e exames
- Agências de marketing e publicidade
- Empresas em crescimento que buscam flexibilidade operacional
Vantagens da locação de impressoras em comparação com a compra
Redução de custos iniciais e previsibilidade de gastos
Comprar uma impressora pode exigir um alto investimento inicial. Já na locação:
- Você elimina o gasto inicial com a aquisição do equipamento.
- Tem um valor mensal fixo, o que facilita o planejamento financeiro.
- Todos os custos com manutenção, troca de peças e visitas técnicas estão inclusos.
Manutenção, suporte técnico e substituição de equipamentos incluídos
Na compra, qualquer problema técnico vira uma dor de cabeça. Com a locação:
- A empresa locadora é responsável por todo suporte técnico.
- Se a impressora apresentar falhas frequentes, ela pode ser substituída sem custo.
- O atendimento costuma ser ágil, com prazo de atendimento em até 24 horas.
Atualização tecnológica sem custo extra
Com o avanço rápido da tecnologia, impressoras se tornam obsoletas com facilidade. Na locação:
- Você pode renovar os equipamentos ao fim do contrato.
- Evita gastar com upgrades.
- Garante que sua empresa esteja sempre com equipamentos modernos e eficientes.
O que o outsourcing de impressão oferece além do equipamento?
A locação de impressoras vai muito além de simplesmente fornecer um equipamento. Um dos principais diferenciais está na tecnologia embarcada, que permite controle total, segurança de dados e gestão eficiente de recursos.
Essas soluções são especialmente importantes em empresas preocupadas com produtividade, conformidade com a LGPD e redução de custos operacionais.
Impressão Segura: proteção de dados e conformidade com a LGPD
A Impressão Segura (ou Secure Print) é um recurso essencial para empresas que lidam com documentos confidenciais. Com ela, os arquivos só são liberados para impressão após autenticação do usuário — por senha, crachá, biometria ou login na rede.
Esse recurso evita que documentos fiquem esquecidos na bandeja da impressora ou caiam em mãos erradas. Além disso, reforça a segurança da informação, algo crucial para estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Softwares de bilhetagem: controle, relatórios e redução de desperdícios
A locação de impressoras frequentemente inclui sistemas de bilhetagem de impressão, que registram tudo o que é impresso, por quem e em qual equipamento.
Com esse tipo de software, você consegue:
- Acompanhar o volume de impressão por usuário, setor ou centro de custo
- Estabelecer cotas de impressão mensais para evitar abusos
- Criar alertas automáticos para picos de uso ou tentativas de impressão fora de horário
- Tomar decisões baseadas em dados reais, reduzindo impressões desnecessárias
Essa visibilidade ajuda a sua empresa a economizar e otimizar processos, transformando a impressora em uma ferramenta de gestão.
Monitoramento remoto e manutenção preditiva
Outro ponto forte das soluções de outsourcing é o monitoramento remoto do parque de impressão. A empresa responsável pela locação consegue identificar problemas técnicos, baixo nível de suprimentos ou necessidade de manutenção antes que eles impactem sua operação.
Além disso, a assistência técnica é acionada automaticamente, sem necessidade de abrir chamados — o que reduz o tempo de resposta e evita interrupções na rotina da equipe.
Dúvidas frequentes sobre a locação de impressoras
Qual o tempo mínimo de contrato na locação de impressoras?
Na maioria das empresas, os contratos são flexíveis, com opções de:
- Curto prazo: a partir de 12 meses
- Médio prazo: entre 24 e 36 meses
- Longo prazo: 48 meses ou mais, com descontos progressivos
Essa flexibilidade permite que você escolha conforme o momento da sua empresa.
Como é feito o controle de impressão em impressoras alugadas?
O controle é feito com ajuda de tecnologias embarcadas que acompanham a maioria das soluções de locação. Entre os principais recursos, estão:
- Autenticação por senha, crachá ou login na rede, garantindo que só pessoas autorizadas imprimam;
- Relatórios por usuário ou setor, ajudando gestores a entender onde estão os maiores volumes de impressão;
- Cotas de impressão configuráveis, que evitam desperdícios e controlam o uso;
- Monitoramento remoto e alertas, permitindo ações preventivas e suporte técnico ágil.
Quando a locação de impressoras é a melhor escolha para sua empresa?
Empresas com alto volume de impressão: por que alugar sai mais barato
Empresas que imprimem muito têm mais benefícios com a locação, pois:
- Os custos com tóner e manutenção são absorvidos no contrato.
- O custo por página é reduzido, principalmente em contratos com franquia.
- Não há surpresas com gastos extras por falhas ou peças quebradas.
Negócios em crescimento: flexibilidade e escalabilidade no contrato
Para empresas em expansão, a locação oferece:
- Facilidade para aumentar o número de equipamentos conforme a demanda.
- Ajuste de plano com renegociação de valores e franquias.
- Redução de riscos, já que você não precisa investir pesado na compra de vários equipamentos.
Casos em que comprar uma impressora ainda pode ser a melhor opção
Apesar das vantagens da locação, em alguns cenários a compra pode fazer sentido:
- Empresas com baixíssimo volume de impressão, que não justificam o contrato mensal.
- Usuários que já possuem suporte técnico interno.
- Negócios que precisam de um equipamento muito específico não ofertado em modelos de locação.
O ideal é analisar cuidadosamente antes de decidir.
Conclusão
A locação de impressoras é uma solução inteligente e eficiente para empresas que buscam economia, praticidade e tecnologia atualizada sem se preocupar com manutenção, peças ou suporte. É uma alternativa cada vez mais popular justamente pelos benefícios que oferece.
Mas cada empresa é única, e a decisão deve levar em conta seu perfil, volume de impressões e perspectivas de crescimento.
Se você ainda está em dúvida sobre qual caminho seguir, o Grupo Prebianchi pode ajudar. Com anos de experiência em locação de impressoras, oferecemos consultoria personalizada para entender as necessidades do seu negócio e indicar a melhor solução.
Entre em contato com a gente e veja como podemos transformar a gestão de impressão da sua empresa em algo simples, eficiente e sem dores de cabeça. Estamos aqui para ajudar você a tomar a melhor decisão!
